Нужно разработать и внедрить в сайт интерактивную обратную связь с посетителями (интернет-приемная) - форма подачи обращения/жалобы с возможностью подгрузки документов - анкетирование посетителей... тут пример: alatges.ru/potrebitelyam/...
рассмотрим как простой вариант (клиент отправил обращение/жалобу – на почту админа пришло письмо с жалобой и загруженными документами... простое анкетирование... посетитель проголосовал – увидел результат) ...
так и вариант с автоматизацией (клиент отправляет обращение/жалобу – сообщению автоматически присваивается индивидуальный номер... админ в админке имеет возможность просматривать поступившие сообщения, загруженные файлы, и присваивать сообщениям статусы... )