Оптимизация и автоматизация бизнес процессов

Наша ситуация

У нас маленькая IT компания, которая работает по схеме B2B. Используем несколько форматов предоставления клиентам конечного продукта. Штат маленький: 2 программиста, в основном занимающихся техподдержкой, менеджер (выполняющий широкий спектр задач, в основном организационная поддержка пользователей + помощь в реализации маркетинговых мероприятий, который прописывает маркетолог-фрилансер), руководитель, на котором сейчас лежит ряд задач, в основном по совершенствованию бизнес модели, а также взаимосвязи вышеупомянутых сотрудников в общих для них (комплексных) задачах. Небольшую часть задач бизнес процессов мы описали в виде пошаговых инструкций. 

Что нам нужно

1.Нам нужно организовать механизм, с помощью которого мы перенесем описание всех наших бизнес процессов в удобный вид, например в нотацию bpmn (уже перенесли в нее ряд инструкций). "Удобный вид" подразумевает под собой:
-удобство использования сотрудником описания бизнес процесса при выполнении.
-удобство контроля выполнения сотрудником бизнес процессов, в том числе тех, в которых участвует сразу несколько сотрудников. Сюда же, удобное получение отчетов, а также возможность оценить числовые критерии качества процессов.

2.Важно, чтобы вы посоветовали конкретные технические решения для реализации вышепоставленной задачи (онлайн сервисы или программные решения) и в том числе сориентировали по их стоимости (желательно при этом, чтобы у вас был опыт работы с предложенным решением).

3.Советы по проектирование и оптимизация бизнес процессов (bpmn и другие сресдтва, позволяющие создавать правильную архитектуру бизнес процесса; шаблоны проектирования бизнес процессов, в том числе с помощью математических аппаратов, вроде сетей Петри).