Организация структуры чатов и разработка регламентов для медицинского центра

Ветеринарный центр (несколько филиалов)  использует в своей работе WhatsApp , а именно набор чатов для общения между сотрудниками и подразделениями. В настоящее время существует 92 чата в WharsApp и 10 чатов в Telegram  , которые охватывают различные специализации (кардиология, терапия, хирургия, административные чаты, чаты колл центра, чаты руководства, финансового отдела и т.д.). Некоторые чаты пересекаются, и участники дублируются. Это создает путаницу и неудобства.  
Цель проекта
- Создать общую систему общения сотрудков только на одной платформе в ТГ., удобную и понятную структуру чатов и каналов. 
- Разработать регламенты и инструкции для пользователей и администраторов.  

Определить какое кол-во ботов потребуется и какие они должны быть и в каких чатах и каналах.

2. Задачи для специалиста
1.  Анализ текущей ситуации
- Провести анализ существующих чатов:
  – Количество чатов, их тематика, участники.
  – Выявить пересечения и дублирование.
  – Определить основные проблемы (путаница, неорганизованность, дублирование информации).

2. Разработать структуру чатов
- Создать иерархию чатов
  – Общие чаты или каналы (для всех сотрудников).
  – Чаты по специализациям (кардиология, терапия и т.д.).
  – Тематические чаты (диагностика, экстренные случаи, обучение, адаптация новых сотрудников и др).
  – Пересекающиеся чаты (для совместного обсуждения вопросов между специализациями).
- Предложить использование каналов для важных объявлений и документов как общего на сеть клиник, так в каждой группе.
- Рекомендовать (создать) ботов для автоматизации (модерация, уведомления, опросы).

3. Написание регламентов включает в себя
- Разработку правил использования чатов
  – Как создавать чаты.
  – Как добавлять участников.
  – Как использовать хэштеги, закрепленные сообщения.
- Создать инструкции для пользователей
  – Как находить нужные чаты или помошник бот.
- Разработать инструкции для администраторов чатов и каналов:
  – Как управлять чатами.
  – Как архивировать неактивные чаты.
  – Как настраивать ботов.

4. Тестирование и внедрение в работу
- Предложить план внедрения новой структуры
  – Создание чатов и каналов.
  – Добавление участников.
  – Обучение сотрудников.
- Провести тестирование структуры на небольшой группе пользователей.
- Внести корректировки по результатам тестирования.

5. Поддержка на первых этапах внедрения
- Оказать поддержку в течение 30 дней после внедрения, а именно 
  – Корректировка структуры по мере необходимости.
  – Ответы на вопросы сотрудников и др.

3. Требования к специалисту
1. Опыт в создании таких структур
   – Работа с мессенджерами (Telegram, WhatsApp и др.).
   – Создание регламентов, инструкций и технической документации.
   – Организация процессов и структурирование информации.

2. Навыки
   – Умение анализировать и систематизировать данные.
   – Навыки технического писателя (четкость, понятность, структурированность текста).
   – Понимание принципов управления проектами.
3. Нам важна адекватная и быстрая Коммуникация с исполнителем,ответы на вопросы и др.
   – Готовность вносить изменения по запросу.
Сроки реализации проекта обсуждаемы с исполнителем.