По договоренности
В сервисе G Suite или как-то еще необходимо настроить календарь, один или 2 так чтобы несколько пользователей могли вносить встречи и т.д.
Прощу говоря надо сделать следующее:
В компании есть 2 менеджера в офисе, и 2 менеджера на удаленке. Необходимо сделать так, чтобы менеджеры на удаленке могли просматривать занятость менеджеров в офисе и назначать им встречи или отменять встречи (но только те которые сами внесли).